Organiser le chaos : l’imposture du « deuxième cerveau »

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Il ne se passe pas une semaine sans que l’algorithme de Saint Youtube ne peuple notre mur de la dernière utilisation révolutionnaire de tel ou tel logiciel, avec la pantomime plus ou moins talentueuse de gourous venus nous expliquer les ficelles de l’organisation, l’automatisation, la customisation, la ~~sodomisation~~… Au point que j’ai fini par me poser la question : Pourquoi, dans mes différents environnements professionnels, n’ai-je jamais éprouvé le besoin de faire tourner de semblables logiciels « d’organisation » ? Mais tout simplement parce que j’en avais déjà ! Comme monsieur Jourdain, j’étais organisé sans le savoir !

Sommaire

Génération X, Y, Z, boomers ?

Qu’on me permette un petit retour en arrière. Dans les années 80 l’informatique personnelle n’existait pas, le web et les smartphones non plus ! Mais le démon de l’exploration, si. Quand nous avions décidé de monter une expédition de plongée souterraine dans le désert d’Australie, en autonomie totale pendant plusieurs semaines, le moins qu’on puisse dire est que « l’organisation » était essentielle. Pas question d’oublier un simple joint torique !

Tout était à régler : Financement, voyages, transport du matériel, intendance, eau douce, autonomie électrique, photo, film et les plongées d’exploration elles-même. J’ai raconté ces péripéties dans mon livre Les scaphandriers du désert. La méthode la plus rationnelle que j’avais trouvée consistait en grandes feuilles de papier kraft scotchées aux murs, que nous couvrions de listes à cocher, de graffitis et d’organigrammes sans fin, jusqu’à remplacer le papier peint… Nous devions aussi beaucoup à l’esprit de synthèse de Véronique et à son savoir faire en matière de secrétariat. Imaginez : Tout se faisait par courrier « avion » avec les délais afférents et par téléphone !

Ensuite est venu le fax, puis le mail. Avec à chaque fois une puissance qui augmentait d’un facteur 10. Et des délais d’exécution divisés par le même facteur. Et nos expéditions continuaient. Vivant une accélération inexorable devenue pour certains inquiétante. Et demain ? Sera-t-il encore nécessaire de « faire » puisqu’on pourra tout « simuler » dans des lunettes VR. Et vivre par procuration ?

Au passage, je vous recommande la lecture du livre Génération X de Douglas Coupland, sur le « conflit » et la continuité des générations, passionnant à plus d’un titre.

En tant que « Boomer » j’ai vécu toutes ces mutations technologiques en organisant pas mal d’expéditions et de films autour du monde, aussi bien en plongée qu’en prise de vue photo (de la pellicule argentique au numérique et maintenant au téléphone) et filmée (pellicule 16mm puis « Betacam » et tous les formats de vidéo et maintenant Red Epic, GoPro)… Alors que mes propres enfants sont nés dans le numérique et ne réalisent pas vraiment qu’il ait pu exister autre chose un jour… A ce titre , le fameux logo de Sony VAIO représente une parfaite allégorie du passage de l’analogique (le signal sinusoïdal) vers le numérique (0 et 1).

La Presse est pressée !

J’ai connu la même mutation dans la Presse. Quand je me suis retrouvé rédacteur en chef du magazine Plongeurs International nous étions encore dans l’ère analogique.

Et les choses étaient organisées comme suit : Pour le numéro en cours, une table recouverte de chemises et de sous chemises estampillées d’un graphisme bâton rageur au feutre à essence, débordantes de textes « tapés à la machine » voire manuscrits (il y avait des puristes) et de transparents gonflés de diapositives et autres documents.

Collés au murs, les couvertures passées et un « chemin de fer » (toutes les pages prévues) actualisé en fonction de l’avancement des travaux et disponible sur le réseau local (quand même) pour tous les collaborateurs. Mais pas question à l’époque d’organiser quoi que ce soit numériquement à l’échelle du groupe.

Ainsi nos murs se couvraient des impressions noir & blanc des doubles pages finies tandis que le temps filait inexorablement vers l’acmé du bouclage…

Vint ensuite l’aventure Plongeur.com, créé avec la directrice artistique Stéphanie Richard, le premier magazine numérique interactif et « augmenté » distribué gratuitement en .pdf sur le réseau Plongeur.com. Nous étions passés au numérique à 100 % (textes, photos et même produit fini). J’avais bien tenté d’organiser tout ce bazar (pigistes, illustrateurs, journalistes, publicitaires, voyagistes, fabricants…) avec la suite Google, Agendas partagés, Drive et consort mais j’avais du déchanter rapidement. Ca marchait très bien sauf que dans ce domaine il faut savoir raisonner avec le plus petit dénominateur commun. Pour beaucoup, l’utilisation de ces logiciels restait de l’Hébreu et il ne s’en servaient pas, grippant du même coup l’ensemble de la chaîne ! Il restait les boîtes mails et les agendas : chacun les organisant à son niveau comme ils l’entendait.

Même histoire avec Octopus 2.0 dont j’assurais un temps la mise en page et diverses autres choses, même si le staff était réduit. En enfin Sous Pression dont j’assure actuellement la maquette (et encore une fois quelques autres petites choses) mais cette fois c’est très simple puisque nous ne sommes que 2, Marc Langleur et moi ! Les modifications et « allers-retours » se font simplement par mail et messageries (Messenger, X, Discord, Telegram…)

Perte de temps informatisée

Et voici le coeur de cet article : l’art de perde son temps « en responsabilité » ! Prendre des notes, le maître mot ! Comme si c’était là l’essentiel de l’activité de ceux qui produisent du contenu ! Par exemple, dans la presse, nous disposions d’un mois pour publier un magazine. J’avais essayé les logiciels professionnels de gestion de projets, avec diagramme de Gant, etc. avant de réaliser que nous n’avions guère le temps de philosopher et de pondre de beaux organigrammes sur les « process » et le « savoir faire » : il fallait « faire » tout simplement !

Il ne s’agit pas de remettre en question le gain de temps et de ressources offerts par l’utilisation de l’informatique : c’est évident. Toutefois, on assiste depuis ce changement de paradigme à une singulière perversion : la perte de temps informatisée. Le « faux travail » dénoncé par certains comme le « bullshit job ». Réunions inutiles, mémos froissés et perdus, rapports soporifiques, « Power Point’s » navrants…

Il est important de comprendre que, quand on « tape dans le dur » (comme l’équipe de jeunes « poilus » du DOGE aux USA sous la houlette d’Elon Musk, capables de faire économiser des milliards à l’état en quelques jours) ou, plus modestement quand on doit sortir un magazine plein de textes, de concepts et d’images à dates fixes, avec une cinquantaine de collaborateurs à synchroniser en plusieurs langues, on passe directement de l’idée et de la prise de décision à l’exécution ! Soit deux étapes.

Avec tous ces logiciels « miracle », on rajoute une troisième étape entre les deux : les alimenter, voraces qu’ils sont, de quantités de données éparses à ordonner, à planifier, à cocher… Et bien souvent, on s’arrête là, satisfaits d’avoir changé une police de caractères, l’image du bandeau, classé et reclassé des choses « à faire », fatigués et démotivés par l’ampleur de la tâche à venir. Et après tout, on vient de « travailler ». Sauf que non ! On s’est juste « préparés » à travailler.

Niklas Luhmann, le sociologue et philosophe des sciences sociales aux 90.000 fiches !

Et ce quelque soient les méthodes (même si elles peuvent parfois rendre des services) : méthode PARA de Tiago Forte, GTD (Getting Things Done – comme si « les choses » se « faisaient » toutes seules ! ), Zettelkasten (boîte de notes) – Un des plus imposants classements de ce type est celui du sociologue et philosophe des sciences sociales, Niklas Luhmann, comprenant 90 000 fiches.

Cette dernière méthode savante n’est d’ailleurs que la transposition informatique des antiques boîtes à fiches ! Et je me revois sous les voûtes lambrissées du Club Alpin Français, rue de la Boétie dans le cossu 8ème arrondissement à Paris… Le Spéléo Club de Paris y avait son siège et nous y faisions nos réunions, nos conférences. J’avais été admis dans le Saint des Saints : la bibliothèque qui sentait l’encaustique, avec vue sur la documentaliste en jupe qui, perchée sur une échelle, débusquait des éditions rares en altitude…

Nous recevions ici des magazines du monde entier. C’est d’ailleurs là que j’ai pris connaissance (je savais lire) des premières explorations en plongée de Cocklebiddy cave en Australie… Ici trônait la fameuse « boîte à fiches » du Spéléo Club, meuble à tiroirs contenant les cartes classées jusqu’à des hauteurs respectables par ordre alphabétique, alimentées par les pattes de mouches des fins lettrés du club. J’en ferais d’ailleurs partie, intronisé auteur de centaines de ces fiches cartonnées. Titres, dates, langues, sommaires et brefs résumés rédigés à l’encre… Avec des références renvoyant à d’autres fiches. Des liens ! L’hypertexte (inventé au Moyen Age) et le web avant l’heure.

Les logiciels d’organisation

Aujourd’hui chacun, en fonction de son tempérament et de son activité, s’organise comme il veut. Ou comme il peut. Quand on est à la tête d’une équipe c’est un peu plus compliqué et il faut pouvoir travailler en « collaboratif ». Sans imposer aux gens, nous l’avons vu, l’apprentissage de logiciels nouveaux, complexes et versatiles… Certains sont gratuits, d’autres payants, fonctionnent en local ou dans le « cloud », sur postes de travail ou en mobile et sur différentes plateformes (Mac, PC, Linux). En effet en milieu professionnel on ne peut pas toujours travailler sur MacOS. De plus, vu le nombre de collaborateurs engagés, les systèmes d’exploitation de chacun diffèrent, sans parler des mises à jour jamais faites ! On constate alors que la solution miracle est bien difficile à sélectionner ! Voici toutefois quelques outils et méthodes, vues ou testées ; détestées ou faisant partie de « l’arsenal ».

En manuel
C’est le règne du griffonnage compulsif et du bordel institutionnel : Post-it mal collés sur le planning papier, lui même enfoui sous des dossiers branlants du bureau trop petit, fixés sur l’écran de l’ordinateur, feuilles d’automne multicolores, cornées et volantes, au fond des poches crasseuses, ou chiffonnés dans un tiroir « sécurisé » par une clef perdue…

Freeform
Ou les autres softs de mind mapping qui sont légion. Il s’agit de dessiner des organigrammes avec des relations entre eux pour organiser sa pensée, mettre à plat des concepts. On aime ou on déteste. Pour ma part, je n’ai jamais réussi à gagner du temps avec. Sans parler du temps qu’il faut consacrer à leur apprentissage avec leurs inévitables cohortes de « raccourcis clavier ».

Evernote
Prendre des notes et les stocker avec des liens, des images, etc. J’ai travaillé quelques temps avec une collaboratrice sur un projet de livre avec Evernote. C’est très mignon, très efficace en effet, jusqu’à ce que l’éditeur, piqué par une mouche empoisonnée, ne décide d’en faire une appli payante (et chère). Dès lors, le logiciel qui contenait des tera octets de données à été mis à vieillir, à moisir, à se décomposer… C’est le cas plus ou moins à terme de la plupart des logiciels « propriétaires ».

Notion
Ah Notion ! Il faut déjà passer plusieurs jours pour comprendre à quoi sert ce logiciel. Et des semaines encore pour apprendre à s’en servir ! Des raccourcis clavier vicieux, des pages de pages de pages imbriquées, poupées russes à devenir fou. Pour ce que j’en ai compris il s’agit en fait de créer un genre d’Intranet de plus ou moins bon goût question interface. C’est ce qu’on faisait dans les années 2000… Bref, on peut bâtir des bases de données, des liens, des échéances et toutes sortes d’usines à gaz « idéales » pour des tableaux de bord « Kanban », la gestion clients par CRM (Customer Relationship Management), les CMS (Content Management System – des blogs, des intranets ou extranet, quoi)… Au passage, vous avez remarqué qu’aujourd’hui tout se prête aux abréviations ? Et en anglais ? Pour faire sérieux ? 🙂 Bref.

Sans compter que l’outil est propriétaire, avec des solutions payantes (c’est toujours mauvais signe) et que vous êtes encore une fois l’otage d’un développeur de logiciels… Le temps d’apprentissage est à mon avis prohibitif. Raison pour laquelle sans doute on trouve tant de vidéos pertinentes sur YouTube pour apprendre à s’en servir et vous persuader que VOUS en avez besoin. Que vos problèmes sont enfin derrière vous ! 🙂

AppFlowy, Anytype…
Ce sont des clones de Notion et d’Obsidian. Ces outsiders ne sont peut-être pas promis à un grand avenir. Qui sait ? A vos risques et périls…

Au passage, ne manquez pas cette vidéo désopilante mise en ligne par un des nombreux cocus de Notion (et utilisateur d’Apple Notes depuis) pour avoir une idée de ce qui vous attend !

Apple Notes
Logiciel génial et simplissime à utiliser donc, surtout complété par Apple Agenda et Reminder. On fait tout avec, sur ordinateur de bureau, dans le cloud, sur tablette, téléphone : tout est disponible, actualisé en temps réel sur chaque terminal utilisé ! A condition d’être « sur » Mac. Si vous êtes « sous » Windaube, passez votre chemin et bonjour la complexité !

La galaxie Google
Enfin pas tout à fait… En fait, à l’usage, j’ai confié toute cette gestion de l’organisation à Google, autour de la messagerie GMail (client mail), point d’entrée et de sortie de nombreux projets (appelez-moi monsieur Jourdain). Avec leurs fonctions élaborées de filtrage automatique, d’antispam performant, de sous dossiers. Et leurs liens naturels avec GDrive (de quoi stocker et partager des fichiers), la suite bureautique GDocs (textes, tableurs, présentations…), Calendrier, Contacts, Tasks et Google Keep qui couvrent tous les besoins puisque c’est un « tableau de bord » multiplateforme et sur le « Cloud » ! Bon évidemment il faut prendre le temps de maîtriser l’outil malgré la débilitante logique très casse-Google…

L’arme absolue ?

Dernier avatar de la folie organisationelle ou nouveau miroir aux alouettes ? Certains ne jurent plus que par Obsidian. Avec une interface en nuages de points, violette sur noir ce qui est pour beaucoup je pense dans l’intérêt qu’on porte à ce logiciel mystérieux…

C’est une application de gestion des connaissances personnelles et une application logicielle de prise de notes qui fonctionne avec des fichiers Markdown (du texte enrichi, plus ou moins universel).

Il permet aux utilisateurs de créer des liens internes pour leurs notes, puis de visualiser les connexions sous forme de graphique. Il est conçu pour aider les utilisateurs à organiser et structurer leurs pensées et leurs connaissances de manière flexible et non linéaire.

En gros il s’agit de faire des listes (à la main) pour se constituer un genre de Wikipédia personnel, un genre d’Intranet encore une fois. A l’heure de l’IA et des outils genre Notebook LM il me semble que cela est une perte de temps… Je peux me tromper. Ce qui m’inquiète est qu’il existe sur Youtube presque autant de tutoriels que pour Notion ! Il semble qu’Obsidian soit assez compliqué et obscur pour favoriser la création de milliers de pages de docs, de conseils, « d’entre soi » de nerds qui ne s’en servent pas, en fait. On documente une note, on s’extasie, 10 notes, 100 ? Et puis on arrête.

En ce qui me concerne, j’utilise mon blog pour cela. Mettant au passage à disposition du monde entier (si, si) mes « notes structurées » sous forme de papiers rédigés. Un aide mémoire mais pas que…

Chaos

De toute façon, à quoi bon lire puisqu’on oublie tout, dès le livre refermé ? Etudier, mémoriser quoique ce soit puisque les progrès de l’IA rendent progressivement tout ce savoir obsolète ? A quoi bon tenter d’organiser, codifier, planifier nos vies et les événements puisque tous les créatifs savent bien que les véritables innovations surgissent aléatoirement, sans raisons précises, par associations d’idées transversales, par des intuitions fulgurantes ?

Il semble que créativité et foutoir fassent bon ménage. Léonard de Vinci commençait beaucoup mais finissait peu. Le bureau d’Albert Einstein était un modèle de bordel. Les cabinets de travail de grands auteurs ou de scientifiques étaient le cauchemar des femmes de ménage…

Certains s’y noient mais le chaos est bénéfique. Les connaissances acquises semblent diaphanes mais comme le papillon elles sont là, toujours posées quelques-part. La lecture glisse comme de l’eau, certes, mais elle baigne notre imaginaire, notre mémoire profonde. Comme la rivière, insensiblement elle fait son lit, aménage son cours, capable d’éroder des parois de canyons et coule, inexorablement…